УСЛОВИЯ, ДОКУМЕНТИ, ПРОЦЕДУРИ И ПРАВИЛНИК ЗА ИЗХОДЯЩА СТУДЕНТСКА МОБИЛНОСТ ПО ПРОГРАМА ЕРАЗЪМ +

  1. Условия за кандидатстване:

СТУДЕНТИТЕ ДА СА ЗАПИСАНИ ЗА НАСТОЯЩАТА УЧЕБНА ГОДИНА– РЕДОВНО ОБУЧЕНИЕ, В ОКР „БАКАЛАВЪР“, „МАГИСТЪР“, „ДОКТОР“

-КАНДИДАТИТЕ ИМАТ ПРАВО ДА КАНДИДАТСТВАТ ЗА КЛАСИРАНЕ В НЕОГРАНИЧЕН БРОЙ ВИСШИ УЧИЛИЩА

-СТУДЕНТИТЕ ИМАТ ПРАВО ДА УЧАСТВАТ В МОБИЛНОСТ ПО ПРОГРАМА „ЕРАЗЪМ+“ ВЪВ ВСЯКА ОБРАЗОВАТЕЛНО-КВАЛИФИКАЦИОННА СТЕПЕН – БАКАЛАВЪР, МАГИСТЪР, ДОКТОР ПО 12 МЕСЕЦА, РАЗПРЕДЕЛЕНИ ПРЕЗ ГОДИНИТЕ ПО ЖЕЛАНИЕ

-ЖЕЛАТЕЛНО Е СТУДЕНТИТЕ ДА УСТАНОВЯТ ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТАКТ С ИЗБРАНИЯ ПРЕПОДАВАТЕЛ В ПРИЕМАЩОТО В У В ЧУЖБИНА И ДА ИМАТ ГОТОВНОСТ ЗА ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ЗАПИСИ /ЛИНК КЪМ АУДИО/ВИДЕО/ НА СВОИ ИЗПЪЛНЕНИЯ.

  1. Процедура за студентска мобилност по програма ЕРАЗЪМ+

-Обявяване на броя договори с университети от програмни страни, условия за кандидатстване

-Определяне крайни срокове за подаване на документи

-Изготвяне и подаване на необходимите документи до приемащите институции

-Сключване индивидуални договори с утвърдените от приемащите институции студенти

ДОКУМЕНТИТЕ НА ЗАМИНАВАЩИТЕ СТУДЕНТИ ПО ПРОГРАМА ЕРАЗЪМ+ СЕ ПОДАВАТ ПРЕЗ ПОРТАЛА НА ЕВРОПЕЙСКА АСОЦИАЦИЯ НА КОНСЕРВАТОРИИТЕ, МУЗИКАЛНИ АКАДЕМИИ И ВИСШИ УЧИЛИЩА E A S Y https://aec.dreamapply.com/ .

В случаите, когато приемащото ВУ не работи с тази система, документите се подават чрез офис ЕРАЗЪМ в НМА до съответните служби в приемащата институция.

  1. ИНФОРМАЦИОННИ МАТЕРИАЛИ ЗА ЗАМИНАВАЩИ СТУДЕНТИ ПО ПРОГРАМА ЕРАЗЪМ+

 

 

ЦЕНТЪР ЗА РАЗВИТИЕ НА ЧОВЕШКИТЕ РЕСУРСИ – hrdc.bg

 

 

-OLS – Програма за езиково обучение към ЕРАЗЪМ+ – https://academy.europa.eu

-Издаване на Европейска здравно-осигурителна карта – https://www.nhif.bg/page/227

-Платформа за настаняване на студенти в Европа – ERASMUSU – https://erasmusu.com/

– Платформа за настаняване на студенти в Европа – Housing anywhere – https://housinganywhere.com/

 

                                                                       УТВЪРДИЛ:

 

                                                                       ПРОФ.Д-Р САВА ДИМИТРОВ – РЕКТОР

 

 

 

ПРАВИЛНИК

За осъществяване на дейностите  по програма ЕРАЗЪМ+

(ключова дейност КА131) в НМА „Проф. П. Владигеров“

 

СОФИЯ

2023

 

I.

Основни положения

1.Настоящите правила уреждат въпроси на администрирането на ЕРАЗЪМ+ мобилността (ЕМ), включваща дългосрочните дейности

“Студентска мобилност  с цел обучение” (СМО),

“Студентска мобилност с цел практика” (СМП),

„Студентска краткосрочна мобилност в интензивна програма“ (СМИП),

“Мобилност на персонала с цел преподаване” (МПП),

“Мобилност на персонала с цел обучение” (МПО),

и “Организационна подкрепа” (ОП),

осъществявани по ключова дейност КА1, обхващаща под -дейност КА131 (мобилност между програмни държави и  изходяща мобилност към държави-партньори /извън ЕС/ до 20 процента от бюджета. Правилата се основават на документите  на Европейската комисия (ЕК) (напр. Ръководство по програмата), финансовите споразумения с Центъра за развитие на човешките ресурси (ЦРЧР), номиниран за Национална агенция (НА) за Р България на Европейската комисия по програма ЕРАЗЪМ+ на Европейския съюз, и нормативните актове на Национална музикална академия „Проф. Панчо Владигеров“

 

II.

Отговорен състав

  1. Официален представител на програма ЕРАЗЪМ+ за НМА “Проф. П. Владигеров“ е Ректорът на НМА, който ръководи и контролира дейността по ЕРАЗЪМ+ мобилностите /ЕМ/, подписва ежегодните заявки на НМА до ЦРЧР за финансиране на ЕМ, финансовите споразумения с ЦРЧР и двустранните споразумения с чуждестранни университети, утвърждава разпределението на средствата по финансовите споразумения с ЦРЧР, подписва междинните и финалните отчети на НМА, както и финансовите  договори (ФД) на участниците в мобилност.
  2. С оперативното управление на програма ЕРАЗЪМ+ в НМА “Проф. П. Владигеров“ са ангажирани следните длъжностни лица:

Институционален ЕРАЗЪМ+ координатор – осъществява връзката между ЦРЧР и НМА, участва в изготвянето и актуализирането на нормативните актове на НМА, отнасящи се до програма ЕРАЗЪМ+,

-координира административната и финансовата дейност по ЕМ и дейността на включените в програмата факултетни звена,

-подписва административните документи на участниците в мобилност

– изготвя междинните и крайните отчети на НМА до ЦРЧР, съхранява оригиналните ФД на участниците,

-проследява дали във Факултетната канцелария (ФК) е изготвено и попълнено в рамките на указания от настоящите правила срок досие на входящите студенти, което включва: Заповед за записване, Споразумение за обучение, Разпис на учебните занятия

-контролира студентското състояние на изпратените по програмата студенти за целия срок на обучение в чужбина;

-проследява дали в хода на обучението на входящите студенти във Факултета към изготвените и съхранявани във ФК лични досиета се прилагат своевременно: Протоколи от положени изпити и Академична справка за обучението в НМА.

-сигнализира за нередности в работата на факултетните звена и/или евентуални проблеми при обучението на входящите или изпратените студенти, като уведомява Декана на факултета или съответните ръководни лица по програма ЕРАЗЪМ+ в НМА.

-съдейства на студентите при подбора на най-подходящите учебни дисциплини, които ще изучават входящите или изходящите студенти, участващи в мобилността;

-отговаря за признаване на резултатите от мобилността с цел обучение или практика на студентите и изготвя Вътрешен отчет на студента, който се предоставя за попълване след приключване на мобилността

-утвърждава преди подписването изготвените в електронен вид от входящите и изходящите студенти/докторанти Споразумение за обучение /Online Learning Agreement/ в платформата Dashboard и Академичната справка /Transcript of Records/ на входящите и изходящите студенти/докторанти;

-подписва електронния Споразумение за обучение в платформата Dashboard

-уведомява Зам. Ректора по УМНД за евентуални проблеми при признаване мобилността на студентите.

-отговаря за своевременната ежегодна актуализация на информацията на български и английски език в ЕРАЗЪМ+ раздела на интернет страницата на НМА

-насочва и консултира студентите и докторантите за най-подходящата програма за обучение в чуждестранен университет, като се стреми да предложи най-доброто съответствие между учебните планове на специалностите в НМА и в чуждестранния университет;

-подпомага студентите, докторантите и преподавателите при попълването на формулярите за кандидатстване за съответния вид мобилност в чужбина;

– заверява Споразуменията за мобилност /Mobility agreements/ на изходящите и входящи преподаватели и членове на персонала, съответно по МПП и МПО, съобразно договореностите между НМА и приемащото ВУ или легитимна организация.

-поддържа и осъществява връзката между НМА и съответния приемащ чуждестранен университет по електронен път, като следи за спазването на предварително договорените в двустранното споразумение срокове за подаване и приемане на документите на кандидатите за участие в мобилност

-поддържа редовни контакти с изходящите и входящите студенти и/или докторанти с цел контролиране на безпроблемно протичане на обучението / практиката;

-изготвя Индивидуален план за обучение (ИПО) на заминаващите и пристигащите студенти по двустранните споразумения, съвместно с всеки конкретен студент.

– актуализира по време на обучението на входящите чуждестранни студенти/докторанти по двустранните споразумения, които координират, в рамките на указания срок от 10 работни дни, досие, което обхваща всички настъпили промени в индивидуалния план.

-обслужва електронните платформи на ЕК по програмата – Beneficiary Module, OLS, Dashboard и други, изисквани от ЕК, комплектуването и подаването на ежегодните апликационни документи към ЦРЧР, междинни и крайни отчети, събирането и съхраняването на документите на всички мобилности на студенти/докторанти, преподаватели и членове на персонала, подпомага организирането на селекциите на студенти/докторанти, следи за попълването и изпращането на електронен отчетен формуляр ” EU survey”, който се предоставя от страна на ЕК  на всеки участник в програмата след приключване на мобилността, в указаните срокове.

 

  1. Финансов ЕРАЗЪМ+ координатор

– организира финансово-счетоводното обслужване на програмата, участва в изготвянето на ежегодната заявка до ЦРЧР, консултира изготвянето на финансовите договори (ФД) на заминаващите участници в мобилност,  следи за целесъобразността на предложените двустранни споразумения

-ежемесечно и тримесечно изготвя отчета за касово изпълнение на сметките за средствата от ЕС – ДЕС по програма ЕРАЗЪМ + и подава данните в МОН, както и тримесечна оборотна ведомост и баланс.

– осъществява общ мониторинг на движението и легитимността на изразходване на средствата, отпуснати на НМА по всеки конкретен договор

 

  1. ЕРАЗЪМ+ счетоводно обслужване:

-осигурява трансфера на индивидуалния грант до всеки участник, финансовите отчети, разходо-оправдателните документи на участвалите в мобилност, оригиналните документи за изразходване на средствата по ОП, банкови извлечения и др.

-осчетоводяване на всички приходи и разходи по програма ЕРАЗЪМ+ в специализиран счетоводен софтуер.

-Осигурява необходимата финансово-счетоводна информация при необходимост и проверка на място от страна на ЦРЧР и ЕК по цялостната работа на ЕРАЗЪМ офис в НМА.

Всички посочени по-горе длъжностни лица формират Работна група, която провежда периодични заседания, свързани с изпълнението на програма ЕРАЗЪМ+, както и с въпроси, неуредени в настоящите правила.

 

III.

Договорни отношения

  1. Правото на участие в програма ЕРАЗЪМ+ на НМА „Проф. П. Владигеров“ се основава на присъдената от ЕК ЕРАЗЪМ+ Харта за висше образование за 7 години (2021 – 2027) въз основа на Стратегия за интернационализация на образователната и изследователска дейност за периода 2021-2027 година. Основните задължения, поети от НМА, са записани в Хартата, която е публикувана на сайта на НМА в раздела „Програма ЕРАЗЪМ+ в НМА“ – https://nma.bg/wp-content/uploads/Erasmus-Charter-for-Higher-Education.pdf
  2. Студентската ЕРАЗЪМ+ Харта е съставена от екип от ECTS съветници от Европейската асоциация на университетите, и е част от ФД на всеки студент на НМА, участващ в ЕМ.
  3. (а) На хартия или електронно в платформата Dashboard се сключват двустранни споразумения между НМА и други висши училища от програмни държави, които също имат присъдена ЕРАЗЪМ+ Харта или партниращи държави, които имат PIC  и OID номер от ЕК. Споразумения се сключват между НМА и организации от програмни и партниращи държави, които предлагат работни места, с изключение на забранените от ЦРЧР институции.

(б) Двустранните  споразумения се подписват в един екземпляр от Ректора на НМА, когато са на хартия или от Институционалния ЕРАЗЪМ+ координатор, когато са електронни в системата Dashboard.

  1. (а) НМА подава ежегодно заявки по дейности КА131 до ЦРЧР (в срок, определен от него), в които се заявяват за финансиране ЕРАЗЪМ+ мобилности, обосновани и планирани в наличните споразумения, съгласно изискванията на ЦРЧР.

(б) Условията по финансовите споразумения с ЦРЧР се разпространяват до всички отговорни лица по програмата.

 

IV.

Административно и финансово обслужване на дългосрочната изходящата студентска мобилност с цел обучение (СМО) и с цел практика (СМП), краткосрочна мобилност за Интензивни програми (КМИП)

  1. (а) Всяка календарна година в периода януари – юни, стартира селекционната кампания за набиране на студенти/докторанти за СМО, СМП и КМИП, в програмни държави и държави-партньори (КА131), за следващата академична година. През октомври се извършва допълнителна селекция за летния семестър на текущата академична година въз основа на същите условия.

(б) На ЕРАЗЪМ+ страницата на НМА се обявяват всички сключени двустранни договори за студентска/докторантска и  мобилност на персонала. Сроковете за подаване на заявления от кандидатите се определят съобразно указанията на приемащите институции.

(в) Кандидатите за СМО/СМП и КМИП – редовно обучение в ОКС Бакалавър, Магистър и Доктор, подават в офис ЕРАЗЪМ+ заявления за участие в мобилност. Кандидатите за следдипломна практика задължително подават заявление, докато са студенти, за да бъдат селектирани преди дипломиране.

(г) Всички кандидати за СМО/СМП/КМИП, подали заявления за участие в мобилност, предоставят портфолио – линк към интернет ресурс със свои изпълнения, CV във формат EUROPASS, Мотивационно писмо, Академична справка, списък с желаните за изучаване предмети в избраните приемащи институции. Броят на институциите за кандидатстване е неограничен.

Желаещите да вземат участие в програмата редовни студенти и докторанти, граждани на държави извън Европейския съюз, преминават през предварителна процедура на селекция, включваща изпити по езикова подготовка за придобиване на степен В2 по английски език и степен В1 по езика на дестинация. Право на кандидатстване придобиват след успешно завършване на първата година на обучение в НМА, като престоят в приемащата институция не трябва да обхваща последния им семестър на обучение, както и последните 3 месеца от срока на издадения им документ за пребиваване на територията на Р България.

Изпитите за удостоверяване на езиковата подготовка на студенти/докторанти от държави извън ЕС се провеждат от сертифицирана за целта обучителна организация, избрана от НМА. Кандидатът заплаща изпитни такси, определени според ценоразписа на организацията.

(д) Специалността на студентите/докторантите следва да отговаря на областта на знание, за която е сключено двустранното споразумение.

(е) Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор съставя таблица със селектираните студенти по държави и споразумения и изготвя проекторазпределение на бюджета по СМО/СМП/КМИП . Размерът на ставките за месечните/дневните/пътните грантове по държави e посочен във финансовите споразумения с ЦРЧР. Точният размер за всяка мобилност се изчислява от платформата Beneficiary Module.

(ж) Допълнителни финансови източници за осъществяване на СМО/ СМП/КМИП са собствени средства на студентите и спонсорства от регионален или национален характер. Не се допуска финансиране от други програми или фондове на Европейския съюз.

(з) Студентите/докторантите, заминаващи за СМО, с помощта на Институционалния ЕРАЗЪМ+ координатор  изготвят:

– Споразумение за обучение  – ONLINE LEARNING AGREEMENT, електронен вариант в платформата Dashboard. Споразумението за обучение се разменя сканирано или чрез платформата Dashboard и се подписва задължително преди ЕМ от участника и от двете институции – приемаща и изпращаща. В споразумението се записват избраните от студента дисциплини, предлагани от приемащото ВУ и техните еквиваленти в НМА. При избора на дисциплини се цели съдържателно съответствие с дисциплини от учебния план на студента в НМА. Не се избират дисциплини, които вече са изучени от студента преди началото на мобилността. За дипломантите и докторантите се определя временен научен ръководител в приемащото ВУ. При промяна в списъка с избрани дисциплини, студентите попълват промените в предвиденото за това място в Споразумението за обучение. Същото се разменя сканирано/електронно и се подписва отново тристранно.

– Споразумението за обучение се подписва от Институционалния ЕРАЗЪМ+ координатор,  за когото има създаден профил в платформата Dashboard . Студентите изготвят и други, изисквани от приемащата страна документи. Всички документи се изпращат в срок, обявен от приемащата институция. Отговорността за спазването на сроковете носят студентите и Институционалния ЕРАЗЪМ+ координатор.

-Право да осъществят ЕМ получават всички студенти, получили потвърждение за прием от чуждестранно ВУ, към което са подали документи

– Студентите/докторантите, заминаващи с цел практика, изготвят  Споразумение с помощта на контактните лица от двете държави. Споразумението се подписва преди ЕМ от участника и от двете институции (приемаща и изпращаща) и се разменя сканирано.  Студентите могат сами да намерят организация, в която да проведат практика

– В случай, че се налага получаване на виза, Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор изисква от партньорите си в чужбина покани за участниците, които са приети за обучение/практика по програмата. Поканите трябва да бъдат съобразени с изискванията на посолствата на страните, където ще се провежда обучението. Участниците се информират в съответните посолства относно необходимите документи за получаване на виза.

– При необходимост, Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор изготвя потвърдителни писма за участниците в мобилност до посолствата и до партньорите.

– Студентите/докторантите, които са приети за обучение или практика в институция или организация партньор по програмата и са съгласни с финансовите условия за съответната година, подписват Финансов Договор /ФД/ с НМА (минимална продължителност за СМО/СМП – два месеца, максимална – 12 месеца или 24 месеца за магистърски специалности след средно образование в рамките на семестриалното обучение, за СМП до една година след дипломиране, минимална продължителност за КМИП  – 5 дни без дните за пътуване, максимална – 30 дни). В договора се уточняват редът и начинът на изплащане на индивидуалните грантове (ИГ) съобразно финансовото споразумение с ЦРЧР. Началната и крайната дата на финансирания период за обучение са свързани с графика на учебния процес в приемащото ВУ, а при практика – със заявения период на практика от страна на приемащата организация. По-ранното пътуване и по-късното завръщане не се отчитат във финансовия договор.

– Всички студенти/ докторанти, участници по дейност КА131 полагат онлайн тест по работния език на мобилността в системата на ЕК Online Linguistic Support (OLS), в случай че този език се предлага за съответната година. Въз основа на получения резултат системата изпраща безплатен он-лайн езиков курс, който да бъде следван по време на мобилността и да улесни интеграцията на студента в чуждоезикова среда.

– Всички заминаващи студенти подават уведомление за участие в мобилност във факултетните канцеларии, заплащат семестриалните си такси и се записват преди ЕМ.

– Програмата позволява обучение/практика на студенти, отговарящи на всички критерии за участие в ЕМ, без да получат финансиране по програмата (Zero–grant ЕРАЗЪМ+ студенти). Настоящите правила и условия за участие се прилагат и за тях.

– Студентите, подписали ФД за участието си в програма ЕРАЗЪМ+ и Zero–grant ЕРАЗЪМ+ студентите продължават да получават студентската  си стипендия.

– След финализиране на всички изисквани от програмата документи, Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор изготвя Финансово предложение за изплащане на ИГ на студентите в реда, указан във ФД. Преди да се предаде за обработка на Финансово-счетоводния отдел, предложението се подписва от Зам. Ректора по УМНД, Гл. счетоводител и Ректор

  1. (а) След завръщането си, студентите/докторантите се отчитат финансово и административно, съответно пред Финансовия координатор и Институционалния ЕРАЗЪМ+ координатор, които установяват реалния период на мобилността въз основа на Декларация за престой, подписана от приемащата институция, както и въз основа на билетите за отиване и връщане. При разминаване в датите между декларацията и билетите, се отчита по-краткият отрязък от време (за начало на мобилността се приема по-късната дата, а за край на мобилността се приема по-ранната дата). При преждевременно завръщане без да има форсмажорни обстоятелства и при спазване на минималните срокове на мобилността, студентите са задължени да възстановят разликата между средствата, получени съгласно ФД, и тези, полагащи се за реалния период на мобилността, като възстановяването се извършва в рамките на две седмици след завръщането им на територията на Р България.

(б) При самоволно прекъсване на обучението, преди да изтече минимално установеният срок на мобилността, студентът възстановява изцяло получения грант. Това не се отнася за студенти, възпрепятствани да завършат планирания курс на обучение в чужбина поради здравословни причини или форсмажорни обстоятелства, за които са уведомили своевременно Институционалния ЕРАЗЪМ+ координатор

(в) Семестрите, през които се е обучавал/практикувал студентът в чужбина, се заверяват служебно от Декана на факултета .

(г) Завърналите се студенти предоставят на Институционалния ЕРАЗЪМ+ координатор копие на всички документи, удостоверяващи продължителността, хорариума и получените оценки от обучението в приемащата институция или сертификат за проведена практика (по образец на ЕК, част от Споразумението за практика).

(д) Резултатите от проведеното обучение в чужбина се записват от факултетния секретар в студентската книжка и в главната книга на факултета и се заверява от Декана.

(6) Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор съхранява оригиналните документи от обучението/практиката на студентите в чужбина, изисквани във ФД.

 

V.

Административно и финансово обслужване на изходящата

Мобилност на персонала с цел преподаване (МПП) и

Мобилност на персонала с цел обучение (МПО)

 

  1. (а) МПП е преподавателска дейност, която трябва да включва минимум 8 часа преподаване седмично (това изискване важи и в случаите, когато престоят е по-кратък от една седмица) във висше училище с присъдена ЕРАЗЪМ+ Харта за съответния програмен период. Право на участие в МПП имат членове на преподавателския състав на трудов договор с НМА, както и преподавателския състав на друг тип трудови и/или облигационни отношения с НМА

МПО включва обучение в чужбина (с изключение на конференции) и обмяна на опит/период на наблюдение във висше училище с присъдена ЕРАЗЪМ+ Харта. Приемаща институция може да бъде и всяка публична или частна организация в програмна държава, чиято дейност е свързана с пазара на труда или областите на образованието, обучението и младежта и притежава OID, присъден от ЕК.

Минималната продължителност както на МПП, така и на МПО, е 2 дни за мобилност в програмна държава   без дните на път.

(б) Критериите за участие в МПП са следните:

– Одобрена от приемащата институция Програма за преподаване ( по образец на ЕК);

– Активност и участие при сключването и изпълнението на двустранни споразумения (подпомагане на заминаващи и пристигащи студенти и преподаватели);

– Степен на владеене на работния чужд език;

– Млади преподаватели (Junior със стаж до 10 години по определение на ЕК) с предстоящи атестации и процедури за академично развитие имат предимство;

– Мобилността е интегрирана в семестриалния график на учебния процес в приемащата институция;

-Степен на съответствие на професионалните области на работа на кандидата с предметните области, по които приемащата институция предлага да бъде проведено обучение;

– Степен на готовност с разработени учебни материали, съответстващи на договорената с партньора област;

– Наличие на обосновани идеи и предложения за разширяване на сътрудничеството.

(в) Критериите за участие в МПО са следните:

– Одобрена от приемащата институция Програма за обучение (по образец на ЕК);

– Мобилността води до повишаване на знанията, уменията и компетенциите на преподавателя/служителя и качеството на неговата работа и има добавена стойност за съответното звено /факултет, катедра, отдел/;

– Степен на владеене на работния чужд език;

– Млади преподаватели (Junior със стаж до 10 години по определение на ЕК) с предстоящи атестации и процедури за академично развитие имат предимство;

– Мобилността допринася за развитие на връзките със съответния университет или организация;

(в) Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор бива информиран за дестинациите, където може да се осъществи МП през съответната година по дейност КА131 въз основа на получени покани и договорирани периоди и планира мобилностите, като прилага критериите за участие.

(г) Желаещите да участват в МПП и МПО изготвят съответно Програма за преподаване и Програма за обучение (по образец на ЕК). Изготвената Програма за преподаване или Програма за обучение се предоставя предварително на Институционалния ЕРАЗЪМ+ координатор

Селектираните за участие в мобилност лица изпращат изготвената от тях Програма за преподаване или Програма за обучение за подпис от Институционалния ЕРАЗЪМ+ координатор, който я изпраща за съгласуване и подпис  в приемащото ВУ или организация.

(д) Утвърдените участници в МПП и МПО по КА131 подписват ФД, в който се указват редът и начинът на изплащане на ИГ.

(е) Начинът на финансиране на мобилностите на персонала (финансиран брой дни за дейност, финансиран брой дни за път, дневна ставка, пътна ставка) се конкретизира ежегодно след получаване на годишния договор от ЦРЧР, в който се упоменават условията и финансирането за годината.

(ж) На преподавателите и служителите, подписали ФД, се изготвя Заповед за командировка.

(з) Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор изготвя Финансово предложение за изплащане на ИГ на участниците в реда, указан във ФД. Преди да се предаде за обработка на Финансово-счетоводния отдел, предложението  се подписва от Зам. Ректора по УМНД, Гл. счетоводител и Ректор

(и) След завръщането си преподавателите и служителите предоставят на Финансовия координатор и на Институционалния ЕРАЗЪМ+ координатор на програмата всички отчетни документи, записани във ФД.

 

VI.

Участници с по-малко възможности

1(а) Студенти/докторанти и персонал със специални потребности като умствени, когнитивни, обучителни, физически, сетивни или други увреждания, образователни затруднения, хронични здравни проблеми, тежки заболявания или психиатрични състояния, доказани с медицински документи, могат също да участват в мобилност. Документите трябва да  удостоверяват състоянието и специалните нужди на участника, напр. медицинско удостоверение и други доказателства, удостоверяващи степента на работоспособност или специалните нужди на участника, а също и трудностите, които може да срещне участникът по време на реализиране на ЕРАЗЪМ+ периода поради специалните му нужди.

(б) Кандидатите следва да отговарят на всички критерии за избор.

(в) Кандидатите със специални потребности имат право на допълнителна финансова подкрепа (подкрепа за включване), която се получава от ЦРЧР. Специалните потребности се описват в отделен формуляр за кандидатстване, описващ също нужните допълнителни разходи и се прилага потвърждение от приемащата институция (в зависимост от специалните нужди на участника) за възможността да осигури нормално протичане на мобилността като необходимо оборудване и условия за участници със специални нужди в зависимост от нуждите на участника (сгради, лекторски зали, библиотеки и др.). НМА подава заявление до ЦРЧР за одобрение на разходите. След одобряване на разходите, ЦРЧР изготвя анекс към финансовия договор на НМА, а НМА сключва анекс с участника, в който се описва допълнителното финансиране и изискуемите отчетни документи.

 

  VII.

Организационна подкрепа /ОП/

  1. (а) Реалният бюджет по ОП на НМА по дейностите КА131 е равен на броя на реално осъществените през годината изходящи мобилности, умножен по посочените във Финансовото споразумение с ЦРЧР индивидуални ставки. От този бюджет се разпределят разходи за заплащане на ЕРАЗЪМ+ Работна група в размер на 10 % от общото изпълнение на ЕРАЗЪМ+ бюджета на НМА по конкретния проект и съответно за общоакадемични разходи.

(б) Предвижда се изразходване на средства за следните дейности:

– Реализация на подкрепа за осъществена студентска изходяща и входяща мобилност и изходяща и входяща преподавателска мобилност от страна на съответните координатори. Периодично координаторите по програмата изготвят отчети за осъщественото от тях администриране на изходящата и входяща мобилност за дейност КА131. Отчетите се съгласуват  със Зам. Ректора по УМНД и се одобряват от Ректора.

– Осигуряване на канцеларски материали и консумативи за целите на ЕРАЗЪМ+ мобилността. Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор подава Финансови предложения до Ректора за покриване на разходи, свързани с канцеларски материали и консумативи за дейност КА131. Същите се съгласуват с Гл. счетоводител и със Зам. Ректора по УМНД и се одобряват от Ректора.

– Организация на посещения на потенциални партньори, с цел договаряне на условията на междуинституционалните споразумения и за текущо актуализиране на междуинституционални споразумения, както и за осигуряване на ефективно наставничество и надзор за участниците в дейности за мобилност. Подобни посещения се регистрират в отчетен доклад.

– Осигуряване на рекламни, информационни и представителни материали за сметка на частта за общоуниверситетски разходи.

– Дейности за улесняване на интеграцията на входящите студенти и преподаватели.

– Организация на ЕРАЗЪМ+ седмици и други международни събития по програма ЕРАЗЪМ+.

– Осигуряване на всички други дейности, които могат да се финансират от бюджета за ОП и които са описани в Ръководството по програмата на ЕК, както и дейности, пряко обвързани с работата и ангажиментите на НМА за ефективно и целесъобразно участие в програмата, разходите за които са допустими съгласно Общите условия на договора с ЦРЧР.

VIII.

Административно обслужване на входящата мобилност

  1. Желаещите да се обучават в НМА студенти от университетите-партньори изпращат до Институционалния ЕРАЗЪМ+ координатор Споразумение за обучение /Online learning agreement/ (по образец на ЕК)  – на хартия или електронно в платформата Dashboard, Мотивационно писмо, CV във формат EUROPASS, Академична справка и портфолио – линк към интернет ресурс със свои изпълнения. OLA, подписан от Институционалния ЕРАЗЪМ+ координатор в платформата Dashboard, се връща на студента.

-след разглеждане на кандидатурата от страна на съответната катедра се взима обосновано решение относно приема на кандидата като входящ ЕРАЗЪМ+ студент в НМА.

– При необходимост от издаване на виза, Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор подготвя и изпраща необходимите документи до съответните посолства и консулства, удостоверяващи учебния престой на пристигащия студент.

– приетите за обучение чуждестранни студенти/докторанти се записват към факултета, отговарящ за обучението на студентите по предметната област от OLA. В срок до 10 работни дни след пристигането на студента се изготвя Студентска книжка, в която се записват данните на студента и изучаваните предмети със съответните преподаватели. В хода на обучението на студента през семестъра към досието се прилагат: Протоколи от положени изпити и Академична справка за обучението му/й в НМА. Факултетната канцелария съхранява досиетата на всички обучавани чуждестранни студенти.

– Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор попълва служебна бележка с информация за точната дата на пристигане на чуждестранните студенти

– Пристигащите студенти се настаняват в студентските общежития по тяхна заявка.

– Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор, съвместно със Секретариатите на факултети, организира и осигурява договореното обучение на гостуващите студенти, като създават оптимални условия за ефективен учебен процес.

– При наличие на промени в предварително изготвения OLA, в срок до един месец след пристигане на студента, Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор нанася промените в съответния раздел , където се посочва кои дисциплини отпадат и кои се заменят с други, като ясно се упоменава броя на ECTS кредитите на новите дисциплини. Този документ се подписва от студента и  Институционалния ЕРАЗЪМ+ координатор и се изпраща на съответния чуждестранен университет

– Разходите по настаняването и издръжката на входящите студенти са за сметка на грантовете на студентите, получени от университета-партньор по дейност КА131, при условия, равни на тези за българските студенти и уредени със съответните правилници.

– След приключване на обучителния период съответната факултетна канцелария изготвя Академична справка. Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор осъществява превод в утвърдения от ЕК формат и изпраща справката в ЕРАЗЪМ+ офиса на изпращащата институция.

– На приключилите обучението си гостуващи студенти, Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор изготвя Потвърдително писмо с датите на престоя им

– Академичната справка и Потвърдителното писмо се изпращат в срок от 6 седмици след приключване на срока на мобилност на студента.

  1. (а) Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор съобщава в съответните факултети и катедри за всяко посещение от чуждестранен преподавател или служител, участник в мобилност по дейност КА131.

(б) Организацията по посрещането, пребиваването и осъществяването на дейността (уточняване на тематиката на лекциите, съгласуване със съответните катедри, уведомяване на студентите и преподавателите) на гостуващите участници в мобилност се извършва от контактните лица на двустранното споразумение – тези преподаватели от НМА, които ще бъдат „домакини“ на входящия преподавател . Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор съдейства за настаняване в хотел при желание от тяхна страна.

(в) Институционалният ЕРАЗЪМ+ координатор заверява Споразумението за мобилност и Потвърдително писмо с датите на престоя на гостувалите участници в мобилност.

 

IX.

Информация и публичност

  1. 17. Информация за факти и събития, свързани с изпълнението на програма ЕРАЗЪМ+ в НМА се публикува на официалния сайт на академията, както и в сайта на програма ЕРАЗЪМ+, от Институционалния ЕРАЗЪМ+ координатор.
  2. Информациите и фотосите, документиращи изпълнението на програма ЕРАЗЪМ+ в НМА в официалните профили на звената и институцията в социалните мрежи, да са фокусирани върху работни срещи и официални събития.

 

 

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

  • 1. Настоящият Правилник е приет от Академичния съвет на НМА
  • 2. Внасянето на изменения в Правилника се извършва по реда на тяхното приемане и утвърждаване.
  • 3. Контролът по изпълнението на Правилата се възлага на Зам.-ректора по УМНД.